Tutte le aziende che lavorano nell’ambito dei trasporti hanno l’obbligo di scaricare periodicamente i dati dai Tachigrafi Digitali.
Questi dati si dividono in due categorie: la memoria di massa del tachigrafo e quelli dei singoli conducenti.
- La memoria di massa del tachigrafo registra tutte le attività del veicolo, sia quelle svolte con un autista a bordo, che quelle svolte a veicolo fermo o in riparazione.
- Le schede conducente memorizzano i minuti di guida e di riposo del singolo autista, la sua disponibilità e l’orario di lavoro.
In questo articolo approfondiamo le regole da seguire che riguardano lo scarico dati del tachigrafo digitale e la gestione dei file DDD. Inoltre vediamo anche quali sono i dispositivi necessari per farlo e gli obblighi collaterali che le aziende devono rispettare sul fronte formazione e controllo.
Le regole dello scarico dati
Le due normative che regolano lo scarico e il trasferimento dei dati dal Tachigrafo Digitale sono il Decreto del Ministero del Lavoro del 31 marzo 2006 e il Regolamento (UE) n. 581/2010 della Commissione Europea del 1° luglio 2010.
Da subito si mette in chiaro che è l’azienda di trasporti la responsabile del trasferimento e della conservazione in sicurezza dei dati.
Nel dettaglio, si dice che:
- Bisogna scaricare i dati dalla carta tachigrafica dei conducenti massimo ogni 28 giorni a partire dalla sua data di emissione.
- Bisogna scaricare i dati della memoria di massa del tachigrafo massimo ogni 90 giorni a partire dalla data in cui il tecnico specializzato li ha calibrati.
- C’è l’obbligo di conservare tutti i dati per minimo 12 mesi in un posto sicuro e accessibile. Si consiglia di creare almeno una seconda copia dei dati per sicurezza.
Le sanzioni per ogni autista e giorno mancante dall’archivio dei dati dell’azienda vanno dai 51.00€ ai 99.00€ (riduzione della sanzione con pagamento entro 5 giorni: 35,70€).
Come scaricare i dati dal Tachigrafo Digitale: file DDD, Carte e chiavette
Per scaricare i dati dal Tachigrafo Digitale esistono due metodi: con una Downloadkey o da remoto grazie al GPRS. In entrambi i casi i file scaricati sono in formato DDD.
Nel caso si dovesse utilizzare una Downloadkey, è necessario salire a bordo del veicolo con essa e con la Carta Aziendale (di colore arancione) che autorizza l’operazione. Una volta inserita sia la Carta che la Downloadkey nel tachigrafo, il download dei dati durerà una decina di secondi circa.
La Carta tachigrafica dell’azienda identifica il proprietario del veicolo, ha validità di 5 anni e va richiesta alla Camera di Commercio.
Con un tachigrafo abilitato al trasferimento dei dati da remoto, tutto avviene in automatico e non c’è bisogno di visitare ogni singolo mezzo con la propria tessera aziendale. I dati vengono generalmente salvati in server dedicati, ma si consiglia comunque di scaricarli e conservarli anche su un disco locale in azienda. La tecnologia GDPRS funziona per spostamenti in tutta Europa.
Gli altri obblighi dell’azienda: report e formazione
Il decreto DD 215/2016 stabilisce che l’azienda ha il dovere anche di controllare i dati dei propri conducenti, avvertirli in caso di infrazioni e formarli a dovere sul funzionamento del tachigrafo.
Nello specifico, per assolvere agli obblighi di controllo bisogna redigere almeno ogni 90 giorni dei report specifici sull’attività degli autisti, farlo controfirmare da loro e conservarlo in sede per almeno un anno.
Per quanto riguarda gli obblighi formativi, l’impresa deve organizzare un corso di 8 ore per ogni membro della flotta sull’uso dei tachigrafi e la conservazione dei dati. Il certificato rilasciato al completamento ha validità di 5 anni. Il programma preciso del corso è stabilito dal Ministero dei Trasporti e consultabile all’interno del decreto n. 215 del 2016.
Queste ulteriori norme sono state introdotte per assicurarsi che tutti i conducenti siano ben istruiti sul funzionamento dei tachigrafi e che, quindi, possano essere responsabili del loro utilizzo durante gli orari di lavoro.
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