Tuttavia, gli strumenti utili per rendere più fluida ed efficiente l’attività aziendale sono molteplici. Piattaforme di Marketing Automation, sistemi di CRM e software per la gestione documentale sono solo alcune delle soluzioni digital che numerose PMI stanno adottando.
La firma elettronica però, è una tra le prime scelte dai business per la loro transizione digitale. La semplicità del suo meccanismo, unita ai numerosi vantaggi che porta con sé, l’ha resa uno strumento a cui piccole e medie imprese non possono rinunciare.
A questo proposito, sono nate diverse realtà nel mondo dell’informatica che hanno ideato software dedicati a questo servizio. Tra queste, troviamo Yousign: una startup francese esperta nel campo della digitalizzazione.
Cos’è la firma elettronica Yousign e come funziona?
La firma elettronica, o eSignature, non è altro che un processo informatico che – unendo strutture legali e tecniche – consente una valida autenticazione, fornendo una prova di consenso su documenti digitali.
Più in particolare, Yousign ha sviluppato una soluzione cloud che, grazie alla dematerializzazione dei documenti, permette di far firmare elettronicamente qualsiasi documento con un solo swipe. Il tutto, servendosi di un’applicazione web oppure di una integrazione API (in base alle esigenze e alle preferenze dell’impresa).
Accedendo all’applicazione, puoi inviare la documentazione da sottoscrivere in meno di tre minuti. Gli step da seguire sono pochi:
- crea un nuovo invito (che puoi ideare da zero o selezionare dai modelli disponibili)
- carica tutta la documentazione da far firmare
- aggiungi i firmatari (inserendo i loro contatti)
- invia l’invito e aspetta che il destinatario firmi il documento!
La firma elettronica Yousign è legale?
La firma elettronica è legalmente vincolante tanto quanto una normale firma. Ad oggi, le firme elettroniche sono totalmente riconosciute dall’Unione Europea attraverso un’apposita regolamentazione: la regolamentazione eIDAS.
Tuttavia, tutti i fornitori devono comunque offrire il loro servizio di firma elettronica seguendo e soddisfacendo specifiche norme e certificazioni. Più nello specifico, Yousign garantisce l’autenticazione delle parti firmatarie, la prova del consenso e la presenza di sigilli elettronici sui documenti firmati, così da assicurarne l’integrità.
Firma elettronica: i quattro diversi livelli di firma
Ciascun documento necessita di un particolare grado di sicurezza. Difatti, piccole e medie imprese trattano un’ampia varietà di documenti: da quelli di routine a quelli che necessitano di maggiore attenzione vista la loro importanza.
Proprio per questo motivo, Yousign propone quattro diversi livelli di firma elettronica a seconda del rischio che ciascun documento porta con sé.
Il primo livello corrisponde alla firma elettronica semplice – FES. Si tratta della firma più semplice, che ti consente di inviare e di far firmare i documenti con un semplice click.
Al secondo livello troviamo la firma elettronica OTP. In questo caso, la sicurezza dell’operazione viene aumentata grazie ad un’autenticazione del firmatario tramite invio di un codice OTP. Così facendo, l’intestatario potrà convalidare la sua identità.
La firma elettronica elevata – FEA – si trova invece al terzo livello. Questo tipo di firma rende ancora più sicura l’intera procedura poiché include al suo interno una verifica dell’identità. Viene principalmente usata per i documenti sensibili e, prima di consentire al destinatario di firmare la documentazione, prevede una doppia verifica con codice OTP e verifica dell’identità immediata.
L’ultimo livello, presto disponibile, sarà rappresentato dalla firma elettronica qualificata – FEQ. Quest’ultima è l’equivalente digitale della firma autografa e rappresenta lo standard più elevato di firma elettronica sul mercato europeo.
Quali sono i vantaggi della firma elettronica per le piccole e medie imprese?
Più di 10.000 clienti hanno deciso di usufruire delle soluzioni elettroniche di Yousign e, più in particolare, del servizio di firma elettronica. Ma quali sono i benefici di una soluzione di questo genere?
Come prima cosa, la firma elettronica consente di semplificare la gestione dei documenti. Difatti, la sua prima funzione è proprio quella di rendere più efficiente e fluida la condivisione dei documenti per farli firmare da chiunque, con un semplice click.
Inoltre, creando una versione digitale del documento, è possibile anche creare un archivio digitale (sul computer) dove ordinare i diversi file per una maggiore organizzazione della documentazione.
Un secondo aspetto positivo della firma elettronica è sicuramente la sua economicità. Dematerializzando documenti, allegati, contratti e moduli, le imprese possono risparmiare su tutte le spese per la stampa dei documenti cartacei. In aggiunta, il passaggio al digitale, comporta un minore impatto sull’ambiente.
Non bisogna dimenticare la versatilità della firma elettronica. Oltre ad essere legale e valida in Italia, ma anche in tutta Europa, questa è un tool estremamente versatile.
È compatibile con qualsiasi stack software e la possibilità di personalizzarla (in base al documento, al destinatario e al contesto normativo) la rende ideale per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore in cui opera.
Infine, la firma elettronica è sicura. Considerati i suoi requisiti, garantisce:
- integrità, ovvero l’impossibilità di apportare modifiche dopo aver apposto la firma
- non ripudiabilità
- autenticità, poiché assicura l’identità della persona firmataria.
Per conoscere più approfonditamente i punti trattati nella regolamentazione eIDAs, clicca qui.
