È quasi un anno ormai che in Italia è stato imposto l’obbligo in capo alle persone giuridiche di emettere la fattura elettronica.
Nonostante gli step per la compilazione e l’emissione siano molto semplici, in vero ci sono ancora alcune cose da chiarire.
Con la consulenza degli esperti della fatturazione elettronica, gli amici di fatturapro.click, andremo ad esplicare suggerimenti e trucchetti per evitare i classici errori che si fanno in ambito fattura elettronica.
Si tratta piuttosto di consigli da mettere in pratica in maniera tale che si possa agevolare a 360 gradi tutti i passaggi, al fine di ottenere una fatturazione più semplice e consapevole.
Il formato delle fatture elettroniche: emissione in XML
Il primo passaggio di fondamentale importanza ai fini della buona riuscita della compilazione, concerne il formato.
Il file (che può essere sì creato dai privati, ma che in genere sta diventando compito di commercialisti e consulenti) deve essere in formato XML, così come stabiliscono le regole dettate dall’Agenzia delle Entrate.
Ecco dunque che sul proprio PC occorrono dei sistemi informatici in grado di formattare il file nel formato più confacente alle proprie esigenze (in questo caso XML).
La maggior parte dei programmi di fatturazione elettronica che sono nati in questi mesi comunque, eseguono questo step in modo automatico, evitando numerosi problemi all’utente.
Il documento e i dati in esso contenuti: destinatario e data fattura
Da quanto appena detto, è chiaro che le fatture elettroniche devono essere compilate con software e applicazioni web appositi.
Ma cosa inserire nei form che si presentano?
In primis va indicato il soggetto a cui è rivolto il documento (che può essere sia Pubblica Amministrazione che un soggetto privato).
Dopodiché bisogna specificare se il documento prodotto sia una fattura, una nota di credito, una nota di debito, una parcella, e così via.
Il numero di fattura
Infine non bisogna dimenticare di apporre al documento prodotto sia la data che il numero della fattura. Quelli appena elencati sono i dati più delicati e sensibili del documento. È infatti tassativamente vietato apporre una data sulla fattura che sia successiva a quella di emissione. Così come non se ne può mettere una che sia antecedente.
Anzi, onde evitare errori o tentativi di manomissione, ci sono alcuni software che sono regolati per l’impostazione automatica del sistema sulla data odierna.
Si tratta dei dati più delicati tra quelli relativi al documento, proprio perché disciplinati da regole ben precise.
In alcuni software, come in quello di Aruba, la data viene impostata automaticamente dal sistema, suggerendo quella odierna, così da evitare ogni rischio di mancata compilazione o errori, da modificare in base alle esigenze.
Anche il numero progressivo è importante. Esso deve essere univoco senza interruzione e deve seguire l’ordine cronologico per periodi di imposta.
Attenzione ai dati personali
I dati personali dell’utente sono altri fattori fondamentali da inserire correttamente ai fini della validità della fattura. Così come i dati del cliente, che vanno apposti sul documento, così da renderlo perfetto, ad hoc per la sua funzione.
Ad esempio, se la fattura è per un cliente al di fuori della PA, oltre ai dati anagrafici e quelli inerenti all’azienda, va apposta sulla fattura anche la tipologia di ricezione di fatture.
In genere si può scegliere tra tre opzioni:
- Codice Destinatario, attraverso cui inserire il codice alfanumerico a 7 caratteri che permette di ricevere le fatture direttamente sugli applicativi web;
- Indirizzo PEC, così da avere la copia della fattura nella propria casella di Posta Elettronica Certificata;
- Nessun identificativo o codice 0000000, dove la fattura indirizzata al cliente specificato, sarà disponibile nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, e solo da lì si potrà attingere per la copia cartacea.
La descrizione di prodotti e servizi nella fattura elettronica
Se fino ad ora si è parlato di come inserire i dati generici, cerchiamo di capire invece come inserire la descrizione di prodotti o servizi. Nella fattura infatti, bisogna specificare per quali prestazioni o quali beni occorre la fattura.
Motivo per cui non solo va messa la dicitura inerente al prodotto, ma anche eventuali codici che servono ai fini dell’emissione, come, l’unità di misura e l’aliquota IVA da applicare.
Anche in questo caso, servendosi della digitalizzazione dei dati, si potrà facilitare l’inserimento con l’utilizzo di un archivio di beni o servizi da fatturare richiamandoli poi in fattura premendo sulla voce apposita.
Il pagamento
Il pagamento è l’aspetto più spinoso. Bisogna infatti usufruire della sezione apposita per stabilire quali debbano essere i tempi e le modalità si pagamento.
In tal senso, bisogna anche citare nel documento tutte le specifiche utili per effettuare correttamente KL pagamento (come ad esempio il codice IBAN).
Dopodiché specificare se preferiamo o meno una determinata data per effettuare il versamento.
Le informazioni fiscali
Non dimentichiamo infine che ci sono da considerare anche delle informazioni di tipo “fiscale” che in genere sono presenti di default nella creazione di fatture.
Tra queste troviamo:
- l’indicazione del regime fiscale di appartenenza;
- l’impostazione dell’esigibilità dell’IVA;
- l’indicazione del regime di esigibilità dell’IVA (differita o immediata) in alternata a quella pocanzi indicata;
- la modalità di versamento dell’imposta (scissione dei pagamenti o split payment);
- l’impostazione della cassa professionale di appartenenza;
- l’impostazione della ritenuta d’acconto qualora sia prevista.
Dopo aver compilato le informazioni utili ai fini della validità della fattura, questa è pronta per essere spedita al Sistema di Interscambio.
