L’organizzazione di un evento aziendale richiede attenzione e cura dei dettagli: un appuntamento di questo genere, infatti, costituisce uno strumento di comunicazione molto importante per qualunque marchio e per ogni impresa, al punto da rappresentare a tutti gli effetti una preziosa e decisiva leva del marketing. Quali sono, dunque, gli accorgimenti che devono essere adottati per avere successo?
Definire l’obiettivo che si intende raggiungere
Il primo passo da compiere consiste nella definizione dell’obiettivo a cui si mira. Un evento aziendale, infatti, non è un fine ma solo un mezzo, il che vuol dire che è indispensabile essere ben consapevoli dello scopo per cui lo si organizza. Le ragioni potenziali sono numerose: un meeting con dei clienti nuovi, il lancio sul mercato di un prodotto o di un servizio particolare, un seminario di formazione, eccetera. Dalla scelta dell’obiettivo dipendono i contenuti dell’evento, i quali a loro volta condizionano tutti i passi seguenti.
La gestione degli invitati
Solo capendo quale obiettivo ci si propone di conseguire è possibile delineare il target di riferimento. Si arriva, così, a un aspetto molto delicato, che è quello che concerne la gestione degli invitati. Si tratta di imparare a predisporre gli inviti in modo adeguato: per esempio, nel caso in cui si opti per una spedizione degli stessi in formato cartaceo o per l’invio di messaggi di posta elettronica, è consigliabile effettuare un recall telefonico di conferma. Attenzione, però, perché un’attività di questo tipo richiede molto tempo, e quindi va pianificata con un certo anticipo.
Quanto si è disposti a spendere
Certo è che non si possono immaginare spese folli se il budget a disposizione è limitato: ogni decisione deve essere presa in base alla capacità di spesa su cui si può fare affidamento. Ecco perché può essere utile prevedere un foglio dedicato al budget in cui inserire le varie voci di spesa, magari classificate all’interno di macro categorie: la comunicazione, la logistica, il personale, il catering, l’affitto della location, e così via. Ovviamente è opportuno tenere conto di un certo margine di variabilità per far fronte agli eventuali imprevisti che si potrebbero sempre verificare. Insomma, non si può intraprendere l’organizzazione di un evento aziendale se non si ha ben chiaro il limite di spesa da non superare.
Un evento speciale con Casinoparty.it
Grazie a casinoparty.it è possibile mettere a punto un evento aziendale speciale e destinato a risultare memorabile per tutti coloro che vi prenderanno parte. Il modo migliore per fare breccia e catturare l’attenzione di chi partecipa a un appuntamento di questo genere consiste nel farlo divertire: un’idea da non perdere è, quindi, quella di noleggiare black jack, roulette, slot machines personalizzate e tavoli da poker. Ovviamente, giochi e scommesse non si baseranno su denaro vero, ma saranno possibili grazie a fiches consegnate gratuitamente. Volendo, si può decidere di stampare sulle fiches il marchio o il logo aziendale, proprio per rendere l’evento indimenticabile.
La scelta della location
Uno dei fattori più importanti a cui si deve pensare in previsione dell’allestimento di un evento aziendale riguarda la scelta della location, cioè della struttura ricettiva destinata ad accogliere la manifestazione. Per individuare un posto appropriato occorre sapere quante persone (più o meno) interverranno, ma anche quando andrà in scena l’evento e se la struttura dovrà essere disponibile in esclusiva. Tanti sono i dettagli da considerare: l’ora di inizio dei lavori e l’ora di conclusione degli stessi, ma anche la disponibilità di parcheggi per auto, la necessità di strumentazioni tecnologiche particolari, la presenza di aree espositive, e così via. Spesso la location è il primo elemento da cui dipende il giudizio degli invitati: meglio non sbagliare!
